Category : おうちオフィスの環境を整える!

定型文を管理しよう!文字入力を効率化するアプリ紹介

フリーランスで仕事のやり取りをするなら、メールを打つということは数え切れないほど経験することでしょう。打ち慣れてくるほど速度も上がってきますが、やはりビジネスでのメールは決まったようなやり取りも増えてきますので、効率化も大事です。

文字入力の効率化としては、定型文を活用することが大事です。定型文の操作は非常に便利ですが、管理方法などにちょっとしたコツもありますので、意外と利用できていない人も多いです。だから、今回の記事でしっかり勉強しておきましょう。

定型文はアプリで管理を!おすすめ無料アプリ紹介

定型文というのは、特定の決まった文章のことです。仕事での連絡なら「お世話になります(中略)失礼いたしました」というような、決まり文句みたいなものを想像すれば良いでしょう。

こうした形が決まった内容は、定型文として登録しておき、必要な時に少ない操作で入力できるようにしましょう。定型文を登録、管理する方法としておすすめなのは、アプリを使うことです。

Windowsの場合は『クリップNOTE』、Macなら『Clipy』あたりがおすすめです。これらのアプリは使いやすいだけでなく、無料で利用できるのが非常に魅力的でしょう。 もちろん有料の定型文管理アプリもありますが、無料アプリを試してからでも遅くはありません。

ショートカットやクリックでいつでも定型文を入力!

事前にアプリに定型文を登録しておけば、これだけで準備完了です。メールが届いた際に内容を確認し、相応しい内容の定型文を選択すれば、あっという間に返信メールのできあがりです。

定型文を管理するアプリでは、クリックやショートカットキーで入力できるのもポイントです。どんな操作が1番早く入力できるのか、軽くでも良いから調べておきましょう。

細かく設定するなら、自分が入力しやすいショートカットキーを割り当てることで、さらに便利になります。自分なりにアプリの使い方を、さらに高度にしていきましょう。

メール以外でも利用可能!定型文が活きる場面を考える

定型文はメール返信に役立つのですが、実はそれだけではありません。同じような文章、もしくは単語を管理できる点を活かして、さまざまな文字入力の場面で利用が可能です。

例えば、一定の決まった書き方がある文章を作成するなら、ひな形を登録しておくことで、時間の節約もできます。ブログの記事作成などでお決まり文句がある場合、これで効率化に繋げられるでしょう。

さらに、ネット上で何かのサービスの会員登録をする場合、メールアドレスの入力が必要になることがほとんどなので、登録に使うアドレスを定型文として登録しておきましょう。英語の文字列を打つのは大変なので、これもかなり恩恵を感じられます。

定型文を使う場合でも細部のチェックをしておこう!

定型文を使えば連絡を初めとした文字入力が楽になりますが、決まった文章を多様するからこそ、注意したいこともあります。

例えば、メールの返信でも日時指定などが必要な場合、定型文を流し込むだけではいけません。時間の部分をきちんと確認、修正することで正しい返事ができるので、何も考えなくて良いわけではないのです。 定型文を使う場合、どんな内容でどんな時に使うのか、しっかり覚えて文字入力に役立てましょう!

Recommend